Wer Rufbereitschaft hat, bekommt nachts jeden Anruf aufs Handy, auch die Frage nach einem Termin nächste Woche. Ihr Telefonassistent nimmt zuerst ab, stellt Dringendes zu Ihrer Bereitschaft durch und hält den Rest als Zusammenfassung für den Morgen fest.
Ob es um einen Rohrbruch geht oder um eine Frage zur Rechnung, das Handy klingelt jedes Mal. Wer Dienst hat, sieht am Display nicht, was warten kann, und geht deshalb bei jedem Anruf ran. So vergeht die Nacht mit Gesprächen, die das Büro am Morgen in ein paar Minuten erledigt hätte. Am nächsten Tag fährt dann ein Kollege unausgeschlafen zum Kunden.
Sie nennen uns Ihre Regeln, und wir richten den Assistenten danach ein. Für eine Hausverwaltung ist das etwa der Wasserschaden in einer Wohnung, für die Schädlingsbekämpfung das Wespennest im Kindergarten und für den Winterdienst die Glätte am Supermarkteingang. Der Assistent fragt, worum es geht, wo es passiert ist und wie dringend es dem Anrufer ist. Daran erkennt er, ob der Anruf unter Ihre Regeln fällt.
Fällt ein Anruf unter Ihre Regeln, stellt der Assistent ihn direkt zur Nummer Ihrer Bereitschaft durch. Welche Angaben er dabei abfragt, etwa Name, Rückrufnummer, Adresse und Anliegen, bestimmen Sie. Sie stehen nach dem Gespräch in der Zusammenfassung, die per E-Mail oder in Microsoft Teams kommt, und eine SMS kündigt den Anruf auf dem Handy an.
Was warten kann, nimmt der Assistent vollständig auf, ohne dass jemand aus der Bereitschaft geweckt wird. Er beantwortet Fragen mit Ihren Informationen, notiert Termin- und Rückrufwünsche mit Nummer und ordnet jedes Anliegen der passenden Abteilung zu. Am Morgen steht jeder Anruf mit Zusammenfassung im Kundenportal, auf Wunsch als Ticket mit zuständiger Person, und die Abteilung hat die Zusammenfassung zusätzlich per E-Mail oder in Microsoft Teams.
Die zuständige Abteilung bekommt auch dann nach dem Gespräch die Zusammenfassung mit Rückrufnummer und Anliegen per E-Mail oder in Microsoft Teams. Eine SMS zeigt auf dem Handy, ob der Anrufer zurückgerufen werden möchte. Im Kundenportal steht der Anruf mit allen Angaben, und Ihr Team sieht sofort, wer auf einen Rückruf wartet.
Wir richten Ihren Assistenten nach Ihren Regeln für Notfälle ein und hinterlegen die Nummer Ihrer Bereitschaft. Beim Start stellen wir gemeinsam mit Ihnen die Rufumleitung ein, etwa für Abende, Nächte und Wochenenden, und prüfen sie mit einem Testanruf. Vom unterschriebenen Angebot bis zum ersten echten Anruf vergeht in der Regel eine Woche. Ändern sich Ihre Regeln oder wer Bereitschaft hat, schreiben Sie uns, wir antworten meist am selben Arbeitstag.
Beim kostenlosen Erstgespräch zeigen wir Ihnen den Assistenten live und besprechen, was er für Ihr Unternehmen übernehmen kann.
Wir beraten Sie persönlich.
Oder sprechen Sie gleich mit unserem Telefonassistenten unter +49 8861 9299022