Wie unsere Kunden mit ihrem Telefonassistenten arbeiten

Das Problem

Im Sommer hing das Team von Calmund + Riemer den ganzen Tag am Telefon, und das hat alle stark belastet. Abends und am Wochenende war niemand erreichbar. Wer Schädlinge im Haus hat, will aber nicht bis Montag warten.

Was wir gebaut haben

Wir haben einen Telefonassistenten entwickelt, der rund um die Uhr erreichbar ist. Er nimmt Anliegen und Terminwünsche auf und informiert das Team per E-Mail. Anhand der Postleitzahl prüft er, ob die Adresse im Einsatzgebiet liegt.

Was sich geändert hat

• Das Team hängt nicht mehr den ganzen Tag am Telefon
• Mehr Umsatz, weil Aufträge nach Feierabend nicht mehr verloren gehen
• Zufriedenere Kunden, weil sie auch im Notfall jederzeit jemanden erreichen

Das Problem

Gelford ließ seine Anrufe von einem externen Callcenter annehmen. Das war teuer und nicht immer zuverlässig. Abends und am Wochenende war trotzdem niemand erreichbar.

Was wir gebaut haben

Wir haben für Gelford einen Telefonassistenten entwickelt, der rund um die Uhr abnimmt. Er nimmt jedes Anliegen auf und gibt es als Ticket an die zuständige Abteilung. Bei dringenden Fällen stellt er direkt zu der Person durch, die sich darum kümmert.

Was sich geändert hat

• Geringere Kosten, weil das externe Callcenter entfällt
• An 365 Tagen im Jahr rund um die Uhr erreichbar
• Zufriedenere Kunden, weil kein Anliegen mehr verloren geht
• Jede Anfrage liegt als Ticket vor, und alle sehen, wer sie bearbeitet

Das Problem

Familien rufen oft abends oder am Wochenende an, wenn ihr Tier gestorben ist. Das kleine Team konnte nicht jeden Anruf selbst annehmen und wollte trotzdem niemanden in diesem Moment auf eine Mailbox schicken.

Was wir gebaut haben

Der Assistent nimmt Anrufe ruhig und einfühlsam an. Er fragt nach Tier, Abholort und gewünschter Kremierung und stellt dringende Abholungen direkt zur Rufbereitschaft durch.

Was sich geändert hat

• Familien erreichen rund um die Uhr jemanden
• Abholungen kommen mit allen Angaben bei der Rufbereitschaft an
• Tierarztpraxen melden Abholungen ohne Wartezeit

Das Problem

Wer Pläne für ein Gebäude braucht, ruft an und will wissen, was dafür nötig ist. Das Büro ist oft in den Gebäuden seiner Kunden unterwegs oder arbeitet konzentriert an einem Plan, und Anrufe landeten dann auf der Mailbox.

Was wir gebaut haben

Der Assistent nimmt ab, wenn im Büro niemand ans Telefon kann. Er fragt nach Gebäude, gewünschten Plänen und vorhandenen Unterlagen und gibt die Anfrage mit Zusammenfassung und Rückrufwunsch weiter.

Was sich geändert hat

• Anfragen kommen an, auch während einer Aufnahme vor Ort
• Das Erstgespräch beginnt mit den Angaben zum Gebäude
• Mehr Ruhe für die Arbeit an den Plänen

Das Problem

Neue Kunden rufen für ein Angebot an, während das Team mit beiden Händen an einem Fahrzeug arbeitet. Viele Anrufe blieben unbeantwortet, und manche Anrufer meldeten sich nicht wieder.

Was wir gebaut haben

Der Assistent nimmt jede Anfrage an, fragt nach Fahrzeug, gewünschter Folierung und Termin und legt daraus ein Ticket für den Vertrieb an.

Was sich geändert hat

• Jede Angebotsanfrage kommt an, auch während der Arbeit am Fahrzeug
• Angebote lassen sich ohne zweites Telefonat vorbereiten
• Das Team arbeitet ohne Unterbrechung durch das Telefon