Datenschutz und Sicherheit

Was mit den Daten Ihrer Anrufer geschieht, wo sie liegen und wer darauf zugreift.

Wo Ihre Daten verarbeitet werden

Kundenportal und Datenbank: Auf Servern der Hetzner Online GmbH in Rechenzentren in Deutschland, betrieben mit 100 % Ökostrom.
Telefonverbindung und Sprachverarbeitung: Twilio und Retell AI verarbeiten die Gesprächsdaten in den USA.
Suche und Chat-Assistent Manni im Kundenportal: IONOS mit Servern in Deutschland.
Verträge: Alle Dienstleister sind als Auftragsverarbeiter vertraglich an die DSGVO gebunden.
Aufnahmen und Transkripte: Damit trainieren weder wir noch unsere Dienstleister KI-Modelle.

Gespeicherte Aufnahmen nur mit Zustimmung
Der Assistent fragt Anrufer zu Beginn, ob er das Gespräch aufzeichnen darf.
Auf Wunsch ohne gespeicherte Aufnahme
Ein solcher Assistent fragt nicht nach und behält weder Aufnahme noch Transkript. Das Gespräch wird nur für einen Moment technisch verarbeitet, und es bleibt die Zusammenfassung, auf Wunsch mit Ticket. Das legen Sie für jeden Assistenten fest.
Anrufer wissen, mit wem sie sprechen
Der Assistent sagt zu Beginn jedes Gesprächs, dass eine KI spricht.

Rollen und Zwei-Faktor-Anmeldung
Sie legen fest, wer alles sieht und wer nur die eigene Abteilung. Jede Anmeldung lässt sich mit einem zweiten Faktor absichern. Ein Protokoll hält fest, wer ein Gespräch geöffnet oder eine Aufzeichnung abgespielt hat.
Aufbewahrung nach Ihrer Wahl
Sie wählen, ob Anrufe nach 30, 90, 365 oder 1095 Tagen gelöscht werden.
Löschung in einem Schritt
Bittet jemand um Löschung seiner Daten, entfernen Sie den Kontakt mit allen Anrufen und Tickets auf einmal.

Vertragspartner: KP Digital UG (haftungsbeschränkt), Peiting, eingetragen beim Amtsgericht München unter HRB 313956
Leistung: Ein Einzelvertrag regelt Umfang, Laufzeit und Preis.
Auftragsverarbeitung: Für die Gesprächsdaten schließen wir mit Ihnen einen Vertrag über die Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Unseren Mustervertrag schicken wir Ihnen auf Wunsch vorab.
Rechnung: Einmal im Monat als E-Rechnung im ZUGFeRD-Format, die Ihre Buchhaltung direkt einlesen kann.
Vertragsende: Verlangen Sie es binnen 14 Tagen nach Vertragsende, stellen wir Ihnen Ihre Daten in einem gängigen Format bereit. 30 Tage nach Vertragsende löschen wir sie.