Nutzungsbedingungen

Diese Nutzungsbedingungen gelten für das Kundenportal der KP Digital UG (haftungsbeschränkt), Pfarrer-Anleitner-Str. 4, 86971 Peiting („wir“ oder „Anbieter“), erreichbar unter portal.talking-machines.de. Sie gelten, wenn der Vertrag mit dem Kunden auf sie verweist. Der Kunde sorgt dafür, dass alle, die das Portal in seinem Auftrag nutzen, diese Bedingungen einhalten.

Das Portal stellt Auswertungen zu den für Sie betriebenen KI-Telefonassistenten bereit, unter anderem Gesprächsübersichten, Statistiken, Transkripte, Tickets und Verbrauchsdaten. Es ist eine begleitende Leistung zum jeweiligen Einzelvertrag und kein eigenständig buchbares Produkt.

Abweichende oder ergänzende Bedingungen des Kunden werden nur Vertragsbestandteil, soweit wir ihrer Geltung ausdrücklich in Textform zugestimmt haben.

Der Zugang erfolgt über persönliche Benutzerkonten. Wir legen sie auf Wunsch des Kunden an. Administratoren des Kunden können weitere Mitarbeitende selbst per E-Mail-Einladung hinzufügen. Ein Anspruch auf Zugang besteht nur im Rahmen eines bestehenden Vertragsverhältnisses.

Zugangsdaten sind vertraulich zu behandeln und dürfen nicht an Dritte weitergegeben werden. Konten sind personenbezogen. Die gemeinsame Nutzung eines Kontos durch mehrere Personen ist nicht zulässig, da sich sonst Zugriffe nicht mehr zuordnen lassen.

Besteht der Verdacht, dass Unbefugte Kenntnis von Zugangsdaten erlangt haben, ist uns das unverzüglich mitzuteilen. Wir sperren betroffene Konten dann umgehend. Bitte wenden Sie sich an support@talking-machines.de

Die Administratoren des Kunden verwalten die Konten ihres Unternehmens eigenverantwortlich. Dazu gehört insbesondere, Rollen und Berechtigungen aktuell zu halten und Konten ausgeschiedener Mitarbeitender zu entfernen.

Das Portal darf nur zu dem vertraglich vereinbarten Zweck genutzt werden: zur Auswertung und Dokumentation der für den Kunden betriebenen Assistenten.

Nicht zulässig ist insbesondere:

• der Zugriff auf Daten anderer Mandanten sowie jeder Versuch, Rollen- und Zugriffsbeschränkungen zu umgehen,
• automatisierte Abfragen, Scraping oder Last- und Sicherheitstests ohne unsere vorherige Zustimmung in Textform,
• das Nachbauen, Dekompilieren, Vermieten oder Weiterverkaufen des Portals oder einzelner Bestandteile,
• die Weitergabe von Auswertungen, Aufzeichnungen oder Transkripten an Dritte ohne eine dafür bestehende Rechtsgrundlage,
• Handlungen, die die Verfügbarkeit, Integrität oder Sicherheit des Portals beeinträchtigen, einschließlich des Einbringens von Schadsoftware,
• jede Nutzung zu rechtswidrigen Zwecken oder unter Verletzung von Rechten Dritter.

Aus Sicherheitsgründen protokollieren wir Anmeldungen und Zugriffe auf Gesprächsdaten. Bei Verdacht auf Missbrauch werten wir diese Protokolle aus. Einzelheiten stehen in unserer Datenschutzerklärung.

Wir betreiben das Portal mit der Sorgfalt eines ordentlichen Kaufmanns, schulden ohne ausdrückliche Vereinbarung aber keine bestimmte Verfügbarkeit. Wartungsfenster, Störungen beim Hosting-Anbieter sowie Umstände außerhalb unseres Einflussbereichs können zu Unterbrechungen führen.

Geplante Wartungsarbeiten kündigen wir nach Möglichkeit vorab an und legen sie, soweit machbar, in Zeiten geringer Nutzung.

Wir entwickeln das Portal laufend weiter. Funktionen können ergänzt, geändert oder ersetzt werden, solange der vertraglich vereinbarte Zweck erhalten bleibt. Ein Anspruch auf den unveränderten Fortbestand einzelner Funktionen besteht nicht.

Die im Portal angezeigten Gesprächs- und Auswertungsdaten stammen aus den für den Kunden betriebenen Assistenten. Datenschutzrechtlich verantwortlich für diese Daten ist der Kunde. Wir werden für ihn als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO auf Grundlage des geschlossenen Auftragsverarbeitungsvertrags tätig.

Jeder von uns eingerichtete Assistent sagt zu Beginn des Gesprächs, dass die anrufende Person mit einem KI-System spricht, und fragt vor der Aufzeichnung nach ihrer Zustimmung. Das ist fester Bestandteil des Assistenten. Wünsche zum Gesprächseinstieg setzen wir nur um, solange beides erhalten bleibt.

Als Verantwortlicher erfüllt der Kunde seine eigenen datenschutzrechtlichen Pflichten, etwa das Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten, eine gegebenenfalls erforderliche Datenschutz-Folgenabschätzung nach Art. 35 DSGVO und die Antworten auf Auskunfts- und Löschverlangen. Wir unterstützen ihn dabei im Rahmen des Auftragsverarbeitungsvertrags.

Welche Unterauftragsverarbeiter wir einsetzen und wie wir den Kunden über Änderungen informieren, regelt der Auftragsverarbeitungsvertrag. Welche Daten wir selbst verarbeiten und welche Rechte betroffene Personen haben, beschreibt unsere Datenschutzerklärung.

Alle Rechte am Portal, seiner Software und seiner Gestaltung verbleiben bei uns. Der Kunde erhält für die Dauer des Vertragsverhältnisses ein einfaches, nicht übertragbares Nutzungsrecht. Die Auswertungen zu seinen eigenen Daten darf er uneingeschränkt exportieren und geschäftlich verwenden.

Das Nutzungsrecht am Portal besteht für die Dauer des zugrunde liegenden Vertragsverhältnisses und endet automatisch mit dessen Beendigung. Eine gesonderte Kündigung des Portalzugangs ist nicht nötig.

Wir dürfen einzelne Konten vorübergehend sperren, wenn ein begründeter Verdacht auf missbräuchliche Nutzung, eine Gefährdung der Systemsicherheit oder ein erheblicher Verstoß gegen diese Bedingungen besteht. Wir informieren den Kunden darüber unverzüglich und heben die Sperre auf, sobald der Grund entfallen ist.

Nach Vertragsende stellen wir dem Kunden die im Portal gespeicherten Daten auf Anfrage in einem gängigen Format bereit. Die Anfrage muss uns innerhalb von 14 Tagen nach Vertragsende erreichen. 30 Tage nach Vertragsende löschen wir Gespräche samt Zusammenfassungen und Transkripten, auch bei Retell, außerdem Kontakte, Tickets mit ihren Kommentaren, die E-Mail-Adressen für Benachrichtigungen und die Benutzerkonten. Abrechnungsdaten bewahren wir acht Jahre auf, wie es § 147 AO verlangt.

Wir haften unbeschränkt bei Vorsatz und grober Fahrlässigkeit, bei der Verletzung von Leben, Körper oder Gesundheit, nach dem Produkthaftungsgesetz, im Umfang einer von uns übernommenen Garantie sowie bei arglistigem Verschweigen eines Mangels. Zwingende gesetzliche Haftung, etwa gegenüber betroffenen Personen nach Art. 82 DSGVO, bleibt unberührt.

Bei einfacher Fahrlässigkeit haften wir nur für die Verletzung wesentlicher Vertragspflichten, also solcher Pflichten, deren Erfüllung die ordnungsgemäße Durchführung des Vertrags überhaupt erst ermöglicht und auf deren Einhaltung der Kunde vertrauen darf. In diesem Fall ist die Haftung der Höhe nach auf den bei Vertragsschluss vorhersehbaren, vertragstypischen Schaden begrenzt. Eine darüber hinausgehende Haftung ist ausgeschlossen.

Für Datenverlust haften wir nur in dem Umfang, der auch bei ordnungsgemäßer und regelmäßiger Datensicherung durch den Kunden eingetreten wäre. Die Anzeige im Portal ersetzt keine eigene Datensicherung des Kunden.

Die Inhalte im Portal werden automatisiert erzeugt. Transkripte, Zusammenfassungen und abgeleitete Kennzahlen können durch die Spracherkennung Fehler enthalten. Vor geschäftskritischen Entscheidungen sind sie anhand der zugrunde liegenden Aufzeichnungen zu prüfen.

Wir können diese Nutzungsbedingungen ändern, wenn dies aus rechtlichen oder technischen Gründen oder wegen einer Weiterentwicklung des Portals erforderlich ist. Änderungen, die den Umfang der Leistungen, die Vergütung, die Laufzeit oder Kündigungsrechte betreffen, vereinbaren wir ausdrücklich mit dem Kunden. Über andere Änderungen informieren wir mindestens vier Wochen vor ihrem Wirksamwerden per E-Mail oder per Hinweis im Portal.

Widerspricht der Kunde nicht innerhalb dieser Frist, gelten die geänderten Bedingungen als angenommen. Auf diese Folge weisen wir in der Mitteilung gesondert hin. Im Fall eines Widerspruchs bleibt es bei den bisherigen Bedingungen, und wir dürfen den Portalzugang zum nächsten zulässigen Zeitpunkt beenden.

Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des UN-Kaufrechts. Ist der Kunde Kaufmann, juristische Person des öffentlichen Rechts oder öffentlich-rechtliches Sondervermögen, ist ausschließlicher Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus diesem Nutzungsverhältnis der Sitz der KP Digital UG (haftungsbeschränkt).

Sollte eine Bestimmung dieser Nutzungsbedingungen unwirksam sein oder werden, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen davon unberührt.

Maßgeblich ist die deutsche Fassung dieser Nutzungsbedingungen.