Kunden rufen auch nach Feierabend und am Wochenende an, und wer nur den Anrufbeantworter erreicht, versucht es oft beim nächsten Betrieb. Ihr Telefonassistent nimmt diese Anrufe an, stellt Notfälle zu Ihrer Bereitschaft durch und hält alles andere für Ihr Team fest.
Manche Anrufer legen beim Anrufbeantworter auf, ohne eine Nachricht zu hinterlassen, und rufen beim nächsten Betrieb an. Ein neuer Kunde hat keinen Grund, auf Sie zu warten. Spricht doch jemand aufs Band, fehlt am Morgen manchmal die Nummer oder das Anliegen, und Ihr Team muss erst nachfragen. Beim Assistenten schildern Anrufer ihr Anliegen im Gespräch, bekommen Antworten auf ihre Fragen und wissen, wann sich jemand meldet.
Der Assistent stellt dringende Anrufe direkt zu Ihrer Bereitschaft durch, auch nachts und am Wochenende. Was dringend ist, legen Sie fest, etwa ein Wasserschaden, eine ausgefallene Heizung oder eine Maschine, die beim Kunden stillsteht. Alles andere nimmt er vollständig auf, damit Ihre Bereitschaft nur bei echten Notfällen ans Telefon muss. Wer Bereitschaft hat und unter welcher Nummer, stimmen wir beim Start mit Ihnen ab.
Die zeitgesteuerte Rufumleitung schickt Anrufe nur außerhalb Ihrer Öffnungszeiten an den Assistenten, tagsüber klingelt es wie gewohnt bei Ihrem Team. Dazu tragen Sie Ihre Geschäftszeiten in der Telefonanlage ein und geben für die übrige Zeit die Nummer des Assistenten als Ziel an. Das geht zum Beispiel mit der FRITZ!Box, 3CX, STARFACE, sipgate, easybell und Microsoft Teams. Tagsüber kann er außerdem einspringen, wenn alle Leitungen besetzt sind. Die Umleitung richten wir beim Start gemeinsam mit Ihnen ein.
Legen Sie die Pause in Ihrer Telefonanlage als eigenes Zeitfenster an, nimmt der Assistent auch über Mittag ab. Anrufer hören dann keine Ansage mehr, die sie bittet, nach der Pause wieder anzurufen, und ihr Anliegen liegt schon bei Ihrem Team, wenn es zurückkommt. Kennt Ihre Anlage keine Zeitfenster, richten Sie eine Umleitung für den Fall ein, dass niemand abnimmt. Dann übernimmt der Assistent nach einigen Sekunden Klingeln.
Jeder Anruf aus der Nacht steht mit Zusammenfassung, Rückrufnummer und den erfragten Angaben im Kundenportal. Die Übersicht zeigt, was seit dem letzten Besuch dazugekommen ist, und Rückrufwünsche erscheinen auf Wunsch als Tickets mit Priorität und zuständiger Person. Die passende Abteilung hat die Zusammenfassung schon direkt nach dem Anruf per E-Mail oder in Microsoft Teams bekommen, wenn Sie möchten auch mit einer SMS als Hinweis. Niemand muss Sprachnachrichten abhören oder Nummern mitschreiben.
Wir richten Ihren Assistenten auf die Anrufe ein, die bei Ihnen nach Feierabend eingehen, und hinterlegen Ihre Öffnungszeiten, Ihre Leistungen und was als dringend gilt. Er nimmt auch mehrere Anrufe gleichzeitig an, beantwortet Fragen, notiert Anliegen und Rückrufwünsche und stellt Notfälle zu Ihrer Bereitschaft durch. Die zeitgesteuerte Rufumleitung stellen wir beim Start gemeinsam mit Ihnen ein und prüfen sie mit einem Testanruf. Vom unterschriebenen Angebot bis zum ersten echten Anruf vergeht in der Regel eine Woche.
Beim kostenlosen Erstgespräch zeigen wir Ihnen den Assistenten live und besprechen, was er für Ihr Unternehmen übernehmen kann.
Wir beraten Sie persönlich.
Oder sprechen Sie gleich mit unserem Telefonassistenten unter +49 8861 9299022