Was sage ich im Betriebsurlaub auf dem Anrufbeantworter?

Nennen Sie Ihren Firmennamen, wie lange Sie geschlossen haben und ab wann Sie wieder erreichbar sind. Sagen Sie außerdem, wie Anrufer Sie schriftlich erreichen und wen sie in dringenden Fällen anrufen können. Die drei Vorlagen auf dieser Seite können Sie direkt übernehmen.

Wann gehört eine Notfallnummer in die Urlaubsansage?

Wenn Kunden Sie auch in den Betriebsferien erreichen müssen, etwa bei einem Heizungsausfall oder einem Wasserschaden, gehört eine Notfallnummer hinein. Sprechen Sie die Nummer langsam und wiederholen Sie sie, damit Anrufer mitschreiben können.

Wie nimmt der Assistent während unseres Betriebsurlaubs ab?

Sie leiten Ihre Anrufe auf ihn um, Ihre Telefonanlage bleibt, wie sie ist. Bei vielen Anlagen lässt sich die Umleitung nach Zeitplan einschalten. Bis ein neuer Assistent startet, vergeht in der Regel eine Woche, planen Sie diese Zeit also vor dem Urlaub ein.

Merken Anrufer, dass sie mit einer KI sprechen?

Ja. Der Assistent sagt zu Beginn jedes Gesprächs, dass eine KI spricht. Möchte jemand lieber mit einem Menschen sprechen, nimmt er einen Rückrufwunsch auf oder stellt dringende Anrufe zu Ihrer Bereitschaft durch.

Die Ansage zum Betriebsurlaub, mit Vorlagen zum Kopieren

Eine gute Ansage zum Betriebsurlaub sagt Anrufern, wie lange Sie geschlossen haben und an wen sie sich bis dahin wenden können. Hier finden Sie drei Texte zum Kopieren, eine kurze Checkliste für die Vorbereitung und einen Weg, wie Sie auch in den Betriebsferien keine Anfrage verpassen.

Was in die Ansage zum Betriebsurlaub gehört

Nennen Sie Ihren Firmennamen, wie lange Sie geschlossen haben und ab wann Sie wieder erreichbar sind. Geben Sie das Datum mit Wochentag an, das merken sich Anrufer leichter. Erwähnen Sie außerdem, ob Sie Nachrichten abhören und wie man Sie schriftlich erreicht. Bieten Sie einen Notdienst an, gehört seine Nummer dazu. Sprechen Sie langsam und fassen Sie sich kurz, damit niemand vor der wichtigen Stelle auflegt.

Was Sie vor dem Urlaub außer der Ansage noch umstellen sollten

Auch Ihr E-Mail-Postfach, Ihr Google-Unternehmensprofil und Ihre Website sollten auf die Betriebsferien hinweisen. Richten Sie im Postfach eine Abwesenheitsnotiz mit dem Zeitraum und einem Ansprechpartner für Dringendes ein. Tragen Sie die Schließtage im Unternehmensprofil als besondere Öffnungszeiten ein, damit Google Sie in dieser Zeit nicht als geöffnet anzeigt. Auf der Website reicht ein kurzer Hinweis auf der Start- und der Kontaktseite. Denken Sie daran, nach dem Urlaub alles wieder zurückzustellen.

Was Anrufer tun, wenn sie nur die Urlaubsansage hören

Wer etwas Dringendes hat, kann nur auflegen und beim nächsten Betrieb anrufen. Ein neuer Kunde wartet kaum zwei Wochen auf einen Rückruf, sein Auftrag geht dann an jemand anderen. Hinterlässt doch jemand eine Nachricht, nennt er manchmal nur seinen Namen oder vergisst die Nummer. Nach dem Urlaub muss erst jemand im Team alle Nachrichten abhören, mitschreiben und sortieren, bevor die eigentliche Arbeit losgeht.

So verpassen Sie in den Betriebsferien keine Anfrage

Ein Telefonassistent nimmt auch in den Betriebsferien jeden Anruf an. Er beantwortet Fragen mit Ihren Informationen und notiert Aufträge, Terminwünsche und Rückrufwünsche mit Name und Nummer. Was Sie als dringend festlegen, stellt er zu Ihrer Bereitschaft durch. Am ersten Arbeitstag findet Ihr Team jede Anfrage mit Zusammenfassung im Kundenportal, nach Abteilung sortiert und auf Wunsch als Ticket.

Drei Vorlagen für Ihre Urlaubsansage

Mit dem Tag der Rückkehr
Vorlage
Guten Tag, Sie sind verbunden mit [Firmenname]. Wir sind vom [Datum] bis zum [Datum] im Betriebsurlaub. Ab [Wochentag], dem [Datum], sind wir wieder persönlich für Sie da. Gern können Sie uns eine E-Mail an [E-Mail-Adresse] schreiben, wir antworten Ihnen nach unserer Rückkehr. Vielen Dank für Ihren Anruf.
Mit Notfallnummer
Vorlage
Guten Tag, hier ist [Firmenname]. Unser Betrieb ist vom [Datum] bis zum [Datum] geschlossen. In dringenden Fällen erreichen Sie unseren Notdienst unter [Telefonnummer]. Noch einmal zum Mitschreiben, [Telefonnummer]. Um alle anderen Anliegen kümmern wir uns gern ab dem [Datum]. Vielen Dank für Ihr Verständnis.
Wenn Sie in der Schließzeit Aufträge annehmen
Vorlage
Guten Tag, hier ist [Firmenname]. Unser Büro ist vom [Datum] bis zum [Datum] nicht besetzt, Aufträge nehmen wir trotzdem gern entgegen. Hinterlassen Sie uns nach dem Signalton Ihren Namen, Ihre Telefonnummer und Ihren Auftrag, oder bestellen Sie online unter [Webadresse]. Ab dem [Datum] melden wir uns dann bei Ihnen. Vielen Dank für Ihren Anruf.

So nimmt Ihr Assistent in den Betriebsferien ab

Für die Zeit der Schließung leiten Sie Ihre Anrufe auf den Assistenten um. Er sagt Anrufern, wann Sie wieder da sind, beantwortet Fragen mit Ihren Informationen und notiert Aufträge, Termin- und Rückrufwünsche mit Name und Nummer. Was dringend ist, legen Sie fest, und solche Anrufe stellt er zu Ihrer Bereitschaft durch. Nach jedem Anruf bekommt die zuständige Abteilung eine Zusammenfassung, und am ersten Arbeitstag liegt jede Anfrage geordnet im Kundenportal.

Häufige Fragen

Was sage ich im Betriebsurlaub auf dem Anrufbeantworter?: Nennen Sie Ihren Firmennamen, wie lange Sie geschlossen haben und ab wann Sie wieder erreichbar sind. Sagen Sie außerdem, wie Anrufer Sie schriftlich erreichen und wen sie in dringenden Fällen anrufen können. Die drei Vorlagen auf dieser Seite können Sie direkt übernehmen.
Wann gehört eine Notfallnummer in die Urlaubsansage?: Wenn Kunden Sie auch in den Betriebsferien erreichen müssen, etwa bei einem Heizungsausfall oder einem Wasserschaden, gehört eine Notfallnummer hinein. Sprechen Sie die Nummer langsam und wiederholen Sie sie, damit Anrufer mitschreiben können.
Wie nimmt der Assistent während unseres Betriebsurlaubs ab?: Sie leiten Ihre Anrufe auf ihn um, Ihre Telefonanlage bleibt, wie sie ist. Bei vielen Anlagen lässt sich die Umleitung nach Zeitplan einschalten. Bis ein neuer Assistent startet, vergeht in der Regel eine Woche, planen Sie diese Zeit also vor dem Urlaub ein.
Merken Anrufer, dass sie mit einer KI sprechen?: Ja. Der Assistent sagt zu Beginn jedes Gesprächs, dass eine KI spricht. Möchte jemand lieber mit einem Menschen sprechen, nimmt er einen Rückrufwunsch auf oder stellt dringende Anrufe zu Ihrer Bereitschaft durch.