So leiten Sie Anrufe bei besetzt weiter
Sie richten die Rufumleitung bei besetzt einmal in Ihrer Telefonanlage, im Router oder auf dem Handy ein und geben die Nummer Ihres Assistenten als Ziel an. Danach greift sie von selbst, sobald Ihre Leitung belegt ist. Je nach System schalten Sie die Umleitung im Menü, im Kundenbereich Ihres Anbieters oder mit einem Code am Telefon ein. Manche Anlagen leiten nur um, wenn Anklopfen ausgeschaltet ist. Die genauen Schritte für Ihr System finden Sie in unseren Anleitungen.
Besetztzeichen und lange Warteschleifen kosten Sie Anrufer
Beim Besetztzeichen legen Anrufer auf, und ob sie es später noch einmal versuchen, wissen Sie nicht. Ein neuer Kunde wählt dann genauso gut die nächste Nummer aus den Suchergebnissen. Auch in einer langen Warteschleife bleibt nicht jeder dran, und wer vorher auflegt, nimmt sein Anliegen mit. Mit der Weiterleitung bei besetzt erreicht jeder Anrufer jemanden, der sein Anliegen aufnimmt, und Ihr Team sieht danach, wer angerufen hat und warum.
Eine Warteschleife hilft einem kleinen Team wenig
Eine Warteschleife schiebt den Anruf nur auf, denn am Ende muss doch jemand bei Ihnen abnehmen. Sind zwei oder drei Leute im Büro und alle am Telefon, wartet der Anrufer, bis einer frei wird, und die Kollegen telefonieren unter Zeitdruck weiter. Der Assistent nimmt den Anruf sofort an, beantwortet Routinefragen selbst und notiert alles andere so, dass Ihr Team in Ruhe zurückrufen kann.
Der Assistent nimmt mehrere Anrufe gleichzeitig an
Kommen mehrere Anrufe auf einmal, nimmt der Assistent jeden davon ohne Warteschleife an. Er beantwortet Fragen mit Ihren Informationen, etwa zu Öffnungszeiten, Leistungen oder Preisen, und notiert Anliegen, Termin- und Rückrufwünsche mit Nummer. Was dringend ist, legen Sie fest, und solche Anrufe stellt er direkt zu jemandem aus Ihrem Team durch. Nach jedem Anruf bekommt die zuständige Abteilung die Zusammenfassung per E-Mail, in Microsoft Teams oder per SMS.
Der Assistent hilft in Spitzenzeiten und wenn niemand abnimmt
Rufen viele gleichzeitig an, springt der Assistent ein, ob am Montagmorgen, nach dem ersten Schneefall im Winterdienst oder in der Wespenzeit bei der Schädlingsbekämpfung. Ihr Team nimmt so viele Anrufe an, wie es schafft, alle weiteren gehen an den Assistenten. Ergänzen Sie die Umleitung bei besetzt um eine Umleitung nach einigen Klingelzeichen, übernimmt er auch, wenn das Telefon klingelt und gerade niemand rangeht. Wie lange es vorher klingelt, stellen Sie in Ihrer Anlage ein.
