Für die Aufzeichnung eines Telefonats brauchen Sie in aller Regel die aktive Zustimmung des Anrufers, bevor die Aufnahme beginnt. Die Seite ersetzt keine Rechtsberatung.
§ 201 Abs. 1 StGB bestraft, wer das nichtöffentlich gesprochene Wort eines anderen unbefugt auf einen Tonträger aufnimmt. Ebenso strafbar ist es, eine solche Aufnahme zu gebrauchen oder Dritten zugänglich zu machen. Die Strafe reicht bis zu drei Jahren Freiheitsstrafe oder Geldstrafe. Verfolgt wird die Tat nach § 205 StGB nur auf Antrag. Befugt ist eine Aufnahme vor allem dann, wenn der Gesprächspartner zugestimmt hat.
Datenschutzrechtlich stützt sich die Aufnahme auf eine Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Die Datenschutzkonferenz hat am 23. März 2018 beschlossen, dass der Anrufer vor Beginn der Aufnahme gefragt wird. Er muss aktiv zustimmen, etwa mit einem „Ja“ oder einem Tastendruck. Ein Hinweis mit Möglichkeit zum Widerspruch und das anschließende Weitersprechen reichen nach dem Beschluss nicht. Sie müssen die Einwilligung nach Art. 7 Abs. 1 DSGVO nachweisen können. Freiwillig ist sie nach Erwägungsgrund 42 DSGVO nur, wenn der Anrufer sie ohne Nachteile verweigern kann.
Art. 13 DSGVO verlangt die Informationen zum Zeitpunkt der Erhebung, bei einer Aufnahme also im Gespräch. Für eine wirksame Einwilligung muss der Anrufer nach Erwägungsgrund 42 DSGVO mindestens wissen, wer verantwortlich ist und wozu die Aufnahme dient. Auf das Recht zum Widerruf weisen Sie nach Art. 7 Abs. 3 DSGVO vor der Einwilligung hin. Die vom Europäischen Datenschutzausschuss bestätigten Leitlinien zur Transparenz erlauben am Telefon ein gestuftes Vorgehen. Das Wichtigste nennt die Ansage, den Rest erhält der Anrufer etwa per E-Mail oder über die Datenschutzerklärung auf Ihrer Website.
Die DSGVO nennt keine Höchstdauer für Gesprächsaufnahmen. Nach Art. 5 Abs. 1 lit. e DSGVO dürfen Sie Daten nur so lange speichern, wie der Zweck es erfordert. Nach Erwägungsgrund 39 DSGVO sollten Sie dafür Fristen zur Löschung oder regelmäßigen Prüfung festlegen. Die Dauer oder die Kriterien dafür nennen Sie dem Anrufer nach Art. 13 Abs. 2 lit. a DSGVO. Widerruft er seine Einwilligung, löschen Sie die Aufnahme nach Art. 17 Abs. 1 lit. b DSGVO, sofern keine andere Rechtsgrundlage besteht.
Ein Transkript gibt den Inhalt des Gesprächs wieder und enthält damit personenbezogene Daten. Stützen Sie es auf die Einwilligung, muss der Anrufer nach Art. 6 Abs. 1 lit. a und Erwägungsgrund 32 DSGVO auch diesem Zweck zustimmen. Nach dem Beschluss der Datenschutzkonferenz deckt die Einwilligung in die Aufnahme keine biometrische Auswertung der Stimme. Ob eine kurze technische Aufnahme, die nur der Umwandlung in Text dient, unter § 201 StGB fällt, ist rechtlich nicht geklärt. Für das Transkript gelten dieselben Pflichten zu Information und Löschung wie für die Aufnahme.
Soll Ihr Assistent Gespräche aufzeichnen, richten wir ihn so ein, dass er vorher um Zustimmung fragt. Stimmt der Anrufer zu, hat der Anruf Aufnahme und Transkript. Stimmt er nicht zu, speichern wir nichts vom Inhalt des Gesprächs, und der Assistent nennt ihm einen anderen Weg zu Ihrem Team. Nach der vereinbarten Aufbewahrungsdauer werden die Anrufe automatisch gelöscht.
Beim kostenlosen Erstgespräch zeigen wir Ihnen den Assistenten live und besprechen, was er für Ihr Unternehmen übernehmen kann.
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