Woher weiß der Assistent, wo wir reinigen?

Sie geben uns Ihr Einsatzgebiet. Der Assistent fragt nach Objekt und Adresse und prüft anhand der Postleitzahl, ob sie darin liegt.

Wer bekommt eine Reklamation?

Die Abteilung, die Sie dafür festlegen, etwa Ihre Objektleitung. Sie bekommt den Fall als Ticket und auf Wunsch per E-Mail, in Microsoft Teams oder per SMS.

Was passiert mit dringenden Fällen?

Sie legen fest, was als dringend gilt, zum Beispiel ein Wasserschaden. Solche Anrufe stellt der Assistent direkt zur zuständigen Person durch.

Ersetzt der Assistent unser Büro?

Nein. Er nimmt ab, wenn im Büro alle im Gespräch sind oder niemand da ist, und gibt jedes Anliegen an Ihr Team weiter.

Merken Anrufer, dass sie mit einer KI sprechen?

Ja. Ihre Kunden und Hausverwaltungen hören zu Beginn jedes Gesprächs, dass eine KI spricht.

Telefonassistent für die Gebäudereinigung

Ihre Objektleiter sind in den Objekten unterwegs, und über dieselbe Nummer kommen Reklamationen, Angebotsanfragen und Fragen zur Rechnung. Der Assistent nimmt Ihre Anrufe an, erfasst Objekt und Anliegen und gibt es an die zuständige Abteilung.

Kostenloses Erstgespräch vereinbaren Fallbeispiel aus der Gebäudereinigung

Ein Montagvormittag

Beispiel

07:05
Kanzlei Hoffmann
Papierkörbe am Freitag nicht geleert
Reklamation
07:40
Autohaus Weber
Angebot für Glasreinigung im Showroom
Angebot
08:15
Hausverwaltung Sommer
Wasserschaden im Treppenhaus, Reinigung heute
Durchgestellt
09:02
Praxis Dr. Lang
Neue Schließzeiten ab nächster Woche
Objektleitung
09:30
Frau Novak
Frage zur Rechnung für September
Buchhaltung

Welche Anrufe der Assistent in der Gebäudereinigung übernimmt

Reklamationen
Fehlt eine Reinigung oder war etwas nicht sauber, erfasst er Objekt, Bereich und Anliegen. Ihre Objektleitung bekommt den Fall als Ticket.
Angebotsanfragen
Er fragt nach Objektart, Fläche und gewünschtem Intervall und gibt die Anfrage an Ihren Vertrieb.
Zugang und Sonderreinigung
Kunden melden geänderte Schließzeiten, einen neuen Schlüssel oder eine zusätzliche Reinigung. Der Assistent notiert es für die zuständige Person.
Fragen zu Rechnung und Vertrag
Er nimmt Kundennummer und Anliegen auf und ordnet den Anruf Ihrer Buchhaltung zu.

So kommt jedes Anliegen an die richtige Stelle

07:00
Ihre Teams sind in den Objekten
Im Büro klingelt das Telefon, während die Objektleiter unterwegs sind.
07:05
Der Assistent nimmt ab, wenn Ihr Team nicht kann
Er erfasst Objekt und Anliegen und ordnet den Anruf der passenden Abteilung zu.
08:15
Dringendes geht sofort raus
Ein Wasserschaden oder eine Reinigung, die heute noch nötig ist, landet direkt bei der zuständigen Person.
09:00
Jede Abteilung sieht ihre Anliegen
Reklamationen kommen mit Zusammenfassung bei der Objektleitung an, Anfragen im Vertrieb und Rechnungsfragen in der Buchhaltung. Auf Wunsch kommen sie als Tickets an, und alle sehen, wer was bearbeitet.

Aus der Praxis

Gebäudereinigung und Winterdienst, Essen

Gelford hat sein externes Callcenter abgelöst und ist jetzt an 365 Tagen im Jahr erreichbar. Jede Anfrage liegt als Ticket bei der zuständigen Abteilung, und alle sehen, wer sie bearbeitet.

Fallbeispiel von Gelford lesen

Häufige Fragen aus der Gebäudereinigung

Woher weiß der Assistent, wo wir reinigen?: Sie geben uns Ihr Einsatzgebiet. Der Assistent fragt nach Objekt und Adresse und prüft anhand der Postleitzahl, ob sie darin liegt.
Wer bekommt eine Reklamation?: Die Abteilung, die Sie dafür festlegen, etwa Ihre Objektleitung. Sie bekommt den Fall als Ticket und auf Wunsch per E-Mail, in Microsoft Teams oder per SMS.
Was passiert mit dringenden Fällen?: Sie legen fest, was als dringend gilt, zum Beispiel ein Wasserschaden. Solche Anrufe stellt der Assistent direkt zur zuständigen Person durch.
Ersetzt der Assistent unser Büro?: Nein. Er nimmt ab, wenn im Büro alle im Gespräch sind oder niemand da ist, und gibt jedes Anliegen an Ihr Team weiter.
Merken Anrufer, dass sie mit einer KI sprechen?: Ja. Ihre Kunden und Hausverwaltungen hören zu Beginn jedes Gesprächs, dass eine KI spricht.